Praticamente todos os diretores de escola planejam o orçamento para o próximo ano letivo no final do ano letivo anterior. Os aplicativos da VGS Begroot ajudam os diretores com esta tarefa. Este conjunto de aplicativos está sendo utilizado atualmente em aproximadamente 150 escolas primárias. Recentemente, a aplicação antiga e lenta escrita em PHP foi transferida para Mendix. “A nova aplicação é mais rápida, mais flexível e muito abrangente”, disse Sander den Hartog, conselheiro financeiro da Association for Reformed School Education. “Nós recebemos com frequência mensagens dos diretores das escolas dizendo o quanto estão satisfeitos com a nova ferramenta”.
VGS Begroot tem uma longa história. “No início nós usávamos planilhas do Excel, mas nós paramos com elas”, continuou Sander. “Você descobre que está usando a versão errada do Excel e a sua planilha se perde. Em 2012, as planilhas do Excel foram convertidas para um modelo online. Esta aplicação escrita em PHP foi um grande avanço, mas ainda não tínhamos a flexibilidade de fazer os ajustes necessários nos cálculos. Além disso, a aplicação era um tanto lenta. Os cálculos eram muito demorados e cada vez que um recálculo era necessário, o processo era muito demorado, o que significava uma longa e desnecessária espera por parte dos diretores”.
Em 2020, a VGS decidiu fazer uma extensiva revisão de suas aplicações. “Nós estudamos o mercado para encontrar a empresa que melhor atenderia às nossas necessidades. Nós já havíamos interagido com a GDK Software no passado. A empresa se encaixava bem, em parte baseado na identidade da GDK Software e nossos investidores”. Rapidamente ficou evidente que a aplicação em PHP precisaria ser reescrita. “No final, nós decidimos por Mendix. Mendix oferece muitas vantagens. Desenvolvedores podem escrever rapidamente e nós facilmente conseguimos fazer nossos próprios ajustes. Estas vantagens nos conquistaram”.
O processo final não foi completamente perfeito. “No início de 2020, nós iniciamos o desenvolvimento com o objetivo de ter um modelo pronto no final de Março daquele ano, mas no final, a crise do coronavírus estragou com nossos planos”, disse Sander. “Funcionário trabalhando de casa e isso provocou atrasos. Prazos de entrega foram postergados, e a aplicação somente entrou em produção em Setembro. Só então percebemos que precisávamos de um servidor mais robusto, pois o servidor atual não estava comportando múltiplos usuários ao mesmo tempo realizando cálculos pesados e complexos. É necessário mencionar que o Diretor Kees de Kraker resolveu o problema muito bem. ele nos levou muito a sério e trabalhou diversas noites para que a aplicação entrasse em produção rapidamente”.
Sander den Hartog
Agora existe uma aplicação que faz a VGS pronta para o futuro. “A vantagem mais importante é a melhora na performance. Se o diretor faz a solicitação de cálculo, este cálculo entra em uma fila. Uma barra de progressão mostra o quanto do cálculo já foi processado. Isso permite que o diretor continue usando a aplicação durante o processamento do cálculo sem precisar ficar esperando o cálculo terminar de processar.”
Outro ponto positivo é que agora a VGS pode fazer ela mesma os ajustes necessários nos cálculos. “Nosso modelo de orçamento é baseado nos modelos de cálculos fornecidos pelo governo. Modelos de cálculos e valores mudam regularmente. Agora nós podemos fazer os ajustes necessários sem depender de um desenvolvedor. O ambiente de desenvolvimento Mendix mostra com clareza como as fórmulas são montadas e assim conseguimos ajustar as contas e variáveis que entram nos cálculos. A gestão de usuários também funciona muito bem.”
Por último, agora também ficou muito mais fácil fazer a consolidação do orçamento de várias escolas que estejam debaixo de uma mesma administração. “Às vezes, a diretoria da escola contrata pessoas de fora da escola e o dinheiro para pagar essas pessoas precisa sair de algum lugar. As escolas então fazer uma contribuição no centro de custos desta superestrutura. Às vezes se torna complexo mover todas as peças, mas em nossa aplicação os diretores conseguem ter uma visão clara da situação. Além disso, apesar dos cálculos serem complexos e pesados, o modelo não é lento.”
Não é somente a VGS que tem desfrutado da nova ferramenta. Sander den Hartog percebeu que seus usuários também estão satisfeitos. “Estamos recebendo muitas reações positivas dos diretores das escolas. Eles sinalizam que nós prestamos atenção às suas necessidades e muitas melhorias foram feitas e incorporadas ao modelo com base nos feedbacks recebidos. Toda semana recebemos pelo menos uma mensagem positiva, sem mesmo termos pedido por feedback”.
Ao olhar para trás e avaliar tudo, Sander enxerga tudo de forma muito positiva. “O envolvimento da GDK foi ótimo. Havia um empenho contínuo para fazer deste projeto um sucesso. Além disso, a comunicação era rápida e precisa, o que nos leva a estar na expectativa de realizar novos desenvolvimentos, juntamente com a GDK. Desta forma, nós queremos tornar nosso modelo de orçamento ainda mais abrangente e oferecer a possibilidade de implementar outras formas de orçamento. Estamos na expectativa para os próximos passos!
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