Veel groeiende organisaties lopen vroeg of laat tegen de grenzen van hun legacy-software aan. Zo ook FYEO, de marktleider in Nederland op het gebied van refractiechirurgie. Hun in-house ontwikkelde elektronisch cliëntendossier (ECD), genaamd ReVision, stuurde het gehele bedrijfsproces aan, maar draaide nog op Delphi 5. In nauwe samenwerking met GDK Software onderging deze applicatie een succesvolle upgrade naar Delphi 12. Hiermee heeft de kliniek een stabiel en toekomstbestendig platform in handen om haar sterke groei voort te zetten.
FYEO is de grootste kliniek in Nederland voor laserbehandelingen en lensvervangingen. Met ongeveer 350 medewerkers verspreid over 15 locaties, waaronder drie behandelklinieken en twaalf spreekuurlocaties, heeft het bedrijf een indrukwekkende staat van dienst. “Niemand in Europa heeft zoveel refractiebehandelingen uitgevoerd als FYEO,” vertelt ICT-manager Johan van den Akker. “Sinds 2020 maken we een enorme groeispurt door. Dit jaar openen we onze vierde kliniek in Rotterdam.”
Om al deze locaties en processen naadloos op elkaar aan te sluiten, leunt de organisatie zwaar op ReVision. “Dit is in essentie ons ECD, waarin we medische informatie over cliënten en behandelingen opslaan,” legt Wilco Boeije, Product Owner bij FYEO, uit.
In de loop der jaren groeide ReVision uit tot een omvangrijke applicatie die het complete bedrijfsproces ondersteunde: van de online leadgeneratie en de uitvoerige medische vooronderzoeken tot de operatieverslagen, facturatie en nazorg. Dagelijks werken er minimaal 200 medewerkers gelijktijdig in het systeem.
De applicatie werd echter decennialang onderhouden door één externe ontwikkelaar. Met de snelle schaalvergroting van FYEO werd deze afhankelijkheid een te groot operationeel risico. Bovendien zorgde de verouderde Delphi 5-code voor technische beperkingen en het wegvallen van support op externe componenten.
“We zochten een grotere, gespecialiseerde partner die ons continuïteit en diepgaande expertise kon bieden,” vertelt Van den Akker. “Er zijn in Nederland maar een beperkt aantal partijen met deze focus. GDK Software sprak ons direct aan door hun no-nonsense cultuur, pragmatische aanpak en de ondersteuning met slimme tools. Daarnaast gaf de vaste prijs voor het upgradetraject ons veel financieel vertrouwen.”
Omdat een gefaseerde uitrol bij een dergelijke upgrade technisch niet mogelijk was, werd er gekozen voor een ‘big bang’-aanpak om ReVision in één keer over te zetten van Delphi 5 naar Delphi 12. Het traject kende een totale doorlooptijd van ongeveer negen maanden.
“Het was een flink en complex traject,” blikt Boeije terug. “We liepen gaandeweg tegen het probleem aan dat bepaalde oude, externe componenten niet meer werden ondersteund. Daar moesten nieuwe alternatieven voor gezocht en geïntegreerd worden. In de eerste testfase, die deels door een Braziliaanse ontwikkelaar van GDK werd opgepakt, zorgde de taalbarrière en het feit dat onze software volledig Nederlandstalig is bovendien voor stroeve communicatie. GDK heeft dit vervolgens snel en goed opgelost door er een Nederlandse ontwikkelaar bij te zetten. Vanaf dat moment liep het sparren en het doorvoeren van wijzigingen ontzettend soepel.”
Na de livegang volgde een intensief nazorgtraject om de kinderziektes en minder vaak gebruikte functionaliteiten fijn te slijpen. Het resultaat werd door de interne organisatie uiterst positief ontvangen: de applicatie oogt frisser, moderner en draait stabiel.
Johan van den Akker, ICT Manager
Sinds de succesvolle upgrade hebben FYEO en GDK Software de samenwerking omgezet naar een vaste, duurzame cadans. “We werken nu in maandelijkse sprints van twee weken met een vast team van twee GDK-ontwikkelaars,” zegt Boeije. “Zij zijn bij ons op locatie geweest om het proces en de medische terminologie echt te begrijpen. Die steile leercurve zijn ze snel doorgekomen. In plaats van het oude ‘u vraagt, wij draaien’, kunnen we nu op een gestructureerde, voorspelbare manier continu functionele en technische verbeteringen opleveren.”
Een aspect waarin GDK Software FYEO positief heeft verrast, is hun vooruitstrevende gebruik van Artificial Intelligence (AI) binnen het ontwikkelproces. Van den Akker: “De manier waarop GDK AI integreert om miljoenen regels code en logs te analyseren is indrukwekkend. Het stelt hen in staat om bugs en potentiële fouten proactief te identificeren en op te lossen. Wat voorheen dagen handwerk kostte, filtert de AI er nu zo uit. Dat levert enorme winst op in zowel productiviteit als softwarekwaliteit.”
Hierbij is privacy strikt gewaarborgd. Omdat het om medische gegevens gaat, is er een strakke anonimisatieslag doorgevoerd, waardoor de broncode en de cliëntinformatie strikt van elkaar gescheiden blijven.
Met de modernisering naar Delphi 12 heeft FYEO een solide en ondersteund fundament gelegd voor de komende jaren. De langetermijnvisie is helder: ReVision stap voor stap ontwarren en terugbrengen naar de absolute essentie: de veilige opslag van medische cliëntinformatie.
“We knippen de randzaken en omliggende bedrijfsprocessen er één voor één uit los,” legt Boeije uit. “Het commerciële proces en de leadopvolging hebben we inmiddels al succesvol overgebracht naar het Salesforce-platform, dat via een koppeling live communiceert met ReVision. Zo houden we het maatwerk puur voor ons zeer specifieke primaire proces.”
Van den Akker concludeert: “We zijn kritisch op het proces geweest, maar we kijken terug op een zeer geslaagd traject. Dankzij GDK Software is ons belangrijkste systeem gered van veroudering en zijn we klaar voor de toekomst. We kijken er dan ook naar uit om de applicatie de komende jaren samen met hen stabiel te blijven verbeteren.”
Contact
