Case: Dierenambulance

Registratiesysteem Dierenambulance

Nieuwe app voor Dierenambulance Gooi en Vechtstreek

"Samenwerking met GDK is een gouden greep"

Is je huisdier met de noorderzon vertrokken? Of tref je aangereden wild aan? Grote kans dat je dan de dierenambulance belt. Dierenambulance Gooi en Vechtstreek gebruikt sinds kort een app en webapplicatie van GDK om inkomende belletjes te noteren, ritten te registreren en gevonden dieren te plaatsen. De organisatie is zeer tevreden over de samenwerking. “GDK bouwt software voor échte gebruikers,” vindt manager Paul Onkenhout. “Onze nieuwe app is razendsnel en zeer gebruiksvriendelijk.”

  • 4500 ritten per jaar
  • 55% van de gevonden dieren zijn vogels
  • 2 minuten besparing per telefoontje

Dierenambulance Gooi en Vechtstreek gebruikt al ruim veertien jaar een eigen Delphi-systeem om ritten te plannen en betalingen te registreren. “Dit systeem is gebouwd door onze eigen ICT’er André,” vertelt Paul. “Langzamerhand begon de applicatie gebreken te vertonen. Er traden steeds vaker storingen op. Dan moesten we André lastig vallen tijdens zijn vakantie in Kroatië. Heel vervelend. Het is een groot risico als maar één persoon in een organisatie verstand heeft van software. Met de nieuwe maatwerk applicatie weten we dat Marco en zijn team meedenkt en meekijkt. Dat is geruststellend.”

Samen met gebruikers om tafel

Bij de dierenambulance werken veel vrijwilligers. Zij nemen de telefoon op als iemand een dier vindt en zetten de informatie in het systeem. “Iedereen kan een centralist zijn, dus dat zijn ook gepensioneerden of mensen met weinig computerkennis”, zegt Paul. “Een nieuwe applicatie introduceren, dat kan wel eens heel lastig gaan worden. Toch is het proces soepel verlopen. We zijn samen met de gebruikers om tafel gegaan om de wensen te bespreken. Ook vanuit GDK is actief meegedacht. Hoe werden bepaalde taken in het oude systeem uitgevoerd? En hoe maken we dat logisch in de nieuwe applicatie? Marco Geuze en zijn collega’s schakelden snel en kwamen ook regelmatig naar ons toe met ideeën.”

Enthousiast ontvangen door gebruikers

Alle centralisten zijn blij met de nieuwe applicatie. “Vooral het invoeren gaat heel snel en levert minder stress op. Het oude systeem bleef wel eens hangen. Als een centralist dan kort na elkaar meerdere belletjes kreeg, dan leverde dat veel stress op. Ook is er nu veel meer overzicht. Vroeger moest ik een rit openen om details te zien. Nu zie ik in één oogopslag waar de ambulance rijdt en wat de status is van een bepaalde rit. We kunnen makkelijker zoeken op de naam van een dier. Het grootste winstpunt is het koppelen van meerdere ritten. Stel, we halen een dier op in Hilversum, die gaat naar onze vestiging en later wordt het dier afgeleverd in Weesp, dan kunnen we die nu in één klik aan elkaar koppelen. Dat kon vroeger niet. Alleen al met deze wijziging besparen we meerdere minuten per rit. Dat lijkt misschien niet veel, maar als de telefoon continu gaat, dan is dertig seconden al veel.”

Relevante data makkelijk exporteren

Paul kan relevante data voor hem eenvoudig uit de applicatie halen. “Zo maak ik overzichten voor gemeenten, zoals het aantal dieren per gemeente en waar dieren naartoe zijn gebracht. Tegenwoordig kan ik deze data eenvoudig uit de applicatie exporteren. Ook andere gegevens, zoals de werkdruk per maand, zijn eenvoudig in te zien. GDK heeft een deel van de oude data overgezet naar het nieuwe systeem, waardoor we ook een stukje van de historie kunnen zien.”

"We hebben een maatwerkpak gekregen, maar dan vier keer zo goedkoop als een standaard pak"

Paul Onkenhout, manager Dierenambulance Gooi en Vechtstreek

Een eigen dierenarchief

Misschien nog wel de allermooiste functie van de nieuwe applicatie is het dierenboek. In het dierenboek staan alle gevonden dieren. Een chauffeur van de dierenambulance kan op locatie direct een foto maken van het gewonde of overleden dier. “We creëren ons eigen archief. Zo lossen we veel cold cases op”, zegt Paul. “Het komt regelmatig voor dat een weggelopen huisdier later wordt aangetroffen in ons archief. Soms zelfs pas maanden of jaren na de vondst. We kunnen eigenaren inlichten wat er met hun huisdier is gebeurd. Dat geeft vaak veel rust.”

Maatwerkpak

Op dit moment werkt iedere regio met eigen software. “Er is steeds meer contact tussen verschillende dierenambulances, maar iedereen doet het nog op zijn eigen manier”, vervolgt Paul. “Sommige dierenambulances schrijven ritten nog gewoon in een boek. Daar is nog niets geautomatiseerd.” Voor de keuze voor GDK vergeleken Paul en André andere systemen. “Die systemen waren vier keer duurder dan de oplossing van GDK. Ik zeg altijd: we hebben nu een maatwerkpak gekregen, maar dan vier keer goedkoper dan een standaard pak.”

Mazzel met GDK

In de toekomst legt Paul nieuwe wensen en ideeën bij GDK neer. “Deze mannen kunnen alles maken, dus we blijven de samenwerking zoeken. Voor ons is dit een gouden greep. We hebben mazzel gehad dat we zo’n goede softwarebouwer hebben gevonden. Ik kan GDK aan iedereen van harte aanbevelen.”

Contact

Laat ons helpen jouw ambities concreet te maken.

Neem contact met ons op.