Vrijwel iedere schooldirecteur stelt aan het eind van het jaar de begroting op voor het nieuwe kalenderjaar. De applicatie VGS Begroot helpt directeuren hierbij. Deze applicatie wordt inmiddels door circa 150 basisscholen gebruikt. Onlangs werd de oude en trage PHP-applicatie overgezet naar Mendix. “De nieuwe applicatie is sneller, flexibeler en zeer uitgebreid,” vertelt Sander den Hartog, financieel adviseur van de Vereniging voor Gereformeerd Schoolonderwijs. “We krijgen nu regelmatig berichten van schooldirecteuren die erg tevreden zijn met de nieuwe tool.”
VGS Begroot kent een lange geschiedenis. “We begonnen ooit met Excel-bestanden, maar daar zijn we mee gestopt”, vervolgt Sander. “Dan had je weer een verkeerde versie. Of het document liep vast. In 2012 zijn de Excel-bestanden omgebouwd naar een online model. Deze PHP-applicatie was een grote stap vooruit, maar we konden nog steeds niet zelf berekeningen aanpassen. Verder was de applicatie nogal traag. Berekeningen werden namelijk steeds opnieuw uitgevoerd, waardoor schooldirecteuren onnodig lang moesten wachten.”
In 2020 besloot VGS om de applicatie uitvoerig te herzien. “We onderzochten welke partij het beste bij ons zou passen. We hadden al ervaringen met GDK Software. Er was een goede klik, mede op basis van de identiteit van GDK Software en onze achterban.” Al snel bleek dat de PHP-applicatie opnieuw opgebouwd moest worden in een nieuw pakket. “Uiteindelijk besloten we om voor Mendix te gaan. Mendix biedt veel voordelen. Programmeurs kunnen sneller ontwikkelen en wij kunnen eenvoudig zelf aanpassingen doen. Die voordelen trokken ons over de streep.”
Het uiteindelijke proces verliep niet helemaal vlekkeloos. “Begin 2020 startten we met de ontwikkeling met als doel om het model eind maart klaar te hebben, maar uiteindelijk gooide de coronacrisis roet in het eten”, vertelt Sander. “Medewerkers werkten vanuit huis en dat zorgde voor vertragingen. Deadlines werden uitgesteld, waardoor de applicatie uiteindelijk pas in september werd gelanceerd. Vervolgens bleek dat er een zwaardere machine onder het model gebouwd moest worden, omdat de applicatie moeite had met meerdere gebruikers die tegelijkertijd zware berekeningen uitvoeren. Ik moet zeggen dat directeur Kees de Kraker dat goed heeft opgelost. Hij nam ons serieus en heeft er de nodige avonduren ingestoken om de applicatie uiteindelijk snel werkbaar te krijgen.”
Sander den Hartog
Nu staat er wel een applicatie waarmee VGS klaar is voor de toekomst. “Het belangrijkste pluspunt is de snelheidswinst. Als een schooldirecteur nu een berekening uitvoert, dan wordt deze berekening toegevoegd aan de wachtrij. Een voortgangsbalk laat zien hoe ver de berekeningen zijn. Hierdoor kan een directeur gewoon doorgaan binnen de applicatie zonder dat hij moet wachten.”
Een ander positief punt is dat VGS zelf formules kan aanpassen. “Ons begrotingsmodel is gebaseerd op rekenmodellen vanuit de overheid. Regelmatig wijzigen bedragen en modellen. Wij kunnen formules nu eenvoudig zelf aanpassen, terwijl wij geen programmeurs zijn. In de Mendix-omgeving is duidelijk te zien hoe een formule is opgebouwd en kunnen we de regeling of variabele veranderen of grootboekrekeningen toevoegen. Ook het gebruikersbeheer werkt erg prettig.”
Tenslotte kunnen meerdere scholen die onder één bestuur vallen nu makkelijker begrotingen consolideren. “Soms heeft een bestuur bovenschools ook personeel aangesteld en die moet ergens van betaald worden. Scholen doen dan een afdracht aan de bovenschoolse kostenplaats. Dat is puzzelen, maar in onze applicatie krijgen directeuren nu wel een goed beeld van de situatie. Bovendien wordt het model ondanks zware berekeningen niet traag.”
Niet alleen VGS is in de nopjes met de nieuwe tool. Sander den Hartog merkt dat zijn gebruikers ook tevreden zijn. “We krijgen veel positieve reacties van schooldirecteuren. Zij geven aan dat we goed luisteren en dat veel feedback is verwerkt in het nieuwe model. Wekelijks komt er een positieve mail binnen, zonder dat we er expliciet om vragen.”
Uiteindelijk kijkt Sander met een positief gevoel terug. “De betrokkenheid vanuit GDK is groot. Er is een continue drive om een succes te maken van het project. Daarnaast zijn de lijntjes kort, dus we hebben er veel zin in om de applicatie in de toekomst verder uit te bouwen, samen met GDK. Zo willen we het model nog breder maken en de mogelijkheid bieden om projectbegrotingen verder door te voeren. We kijken uit naar de vervolgstappen!”
Contact
